5ส 7ส

5 ส. เพื่อการพัฒนาองค์กร

(5S for Organization Improvement)

          การดำเนินธุรกิจในปัจจุบันนั้น องค์กรต่างๆต้องยอมรับสถานการณ์ที่ตกอยู่ในภาวะที่ต้องแข่งขันกับคู่แข่งค่อนข้างสูง ซึ่งมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่ทุกๆองค์กรต้องมีการปรับตัวอยู่ตลอดเวลาเพื่อสร้างความสามารถในการแข่งขัน โดยที่หากองค์กรไม่มีการปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์หรือไม่ยอมรับการเปลี่ยนแปลง อาจทำให้องค์กรไม่สามารถก้าวข้ามสภาวะการแข่งขันไปสู่เป้าหมายแห่งความสำเร็จ ก็อาจเป็นได้ การที่องค์กรต้องปรับตัวเปลี่ยนแปลงเพื่อความสำเร็จนั้น เครื่องมือหนึ่งที่เป็นเหมือนจุดเริ่มต้นของการสร้างให้ทุกคนสามารถมองเห็นจุดต่างๆที่องค์กรจะนำมาปรับปรุงเปลี่ยนแปลงไปสู่สิ่งที่ดีขึ้น ซึ่งกิจกรรมนั้นก็คือ “กิจกรรม 5ส”

5ส เป็นกิจกรรมปรับปรุงการทำงานของพนักงานด้วยตนเองอย่างหนึ่งได้แก่การดำเนิน การตามหลักการ “สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะและสร้างนิสัย” ในสถานที่ทำงานของตนเองทำให้บริษัทมีพนักงานที่มีระเบียบวินัยจากจิตสำนึก ของเขาเอง ทำให้สถานที่ทำงานสะอาด เป็นระเบียบเรียบร้อย มีความสวยงาม มีความปลอดภัย ลดความสูญเปล่าในการทำงาน คุณภาพของงานและคุณภาพสินค้าดีขึ้น

        การนำระบบ 5ส เข้ามาประยุกต์ใช้ทำให้องค์กรมีพื้นฐานที่แข็งแกร่งและแข็งแรง สามารถช่วยให้บริษัทสามารถลดต้นทุนและความสูญเสียที่อาจเกิดขึ้นได้โดยที่ไม่จำเป็น

        ดังนั้น การที่องค์กรสนับสนุนให้พนักงานมีทักษะความรู้และความเข้าใจเรื่อง 5ส และสามารถประยุกต์และนำเอาหลักการของ 5ส ไปประยุกต์ใช้ในงานของตัวเอง ถือเป็นการพัฒนาองค์กรอย่างมีส่วนร่วมอย่างจริงจังของพนักงาน ซึ่งจะก่อให้องค์กรเกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่องและยั่งยืน

5ส คืออะไร

5ส มาจากการนำอักษรตัวหน้าของคำภาษาอังกฤษที่เขียนตามการออกเสียงในภาษาญี่ปุ่นมาใช้เพื่อให้สามารถจดจำได้ง่ายจึงกลายมาเป็น คำว่า 5ส ตามลำดับดังนี้

• S1 : SEIRI : สะสาง : ส1 (Clearing Up)
• S2 : SEITON : สะดวก : ส2 (Organizing)
• S3 : SEISO : สะอาด : ส3 (Cleaning)
• S4 : SEIKETSU : สร้างมาตรฐาน : ส4 (Standardizing)
• S5 : SHITSUKE : สร้างนิสัย : ส5 Training & Discipline)

ญี่ปุ่นได้นำ ส. แต่ละตัวไปใช้และพัฒนาอย่างจริงจังโดยจัดทำให้เป็นระบบมีการกำหนดขั้นตอน ในการดำเนินกิจกรรม มีการติดตามผลงานเป็นระยะๆ อีกทั้งยังมีวิธีการควบคุมกิจกรรมให้เกิดความยั่งยืนได้ จึงได้รับความนิยมและเผยแพร่ไปทั่วประเทศญี่ปุ่น

วัตถุประสงค์ของ 5ส

5ส. เป็นปัจจัยพื้นฐานในการบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพ นับเป็นเครื่องมือตัวแรกที่ถูกนำมาใช้ก่อนที่จะใช้เครื่องมือระดับสูงขึ้นไป เช่น TPM TQM และ ISO เป็นต้น โดยกำหนดให้
ส1, ส2, ส3 เป็นการจัดการในเรื่องของวัตถุสิ่งของเครื่องใช้และสถานที่
ส4 และ ส5 เป็นการจัดการเรื่องของคน โดยมีเป้าหมายให้สถานที่ทำงานสะอาด เป็นระเบียบเรียบร้อย ลดความสูญเปล่าในการทำงาน สินค้ามีคุณภาพดี เป็นที่ประทับใจของลูกค้าตลอดไป

องค์ประกอบของ 5ส

กิจกรรม 5ส นั้น ส.ทุกตัวจะถูกกำหนดคำนิยามไว้เพื่อให้เกิดความรู้ความเข้าใจ และนำไปสู่การปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง ดังนี้

ส1 : สะสาง คือการแยกของที่จำเป็นออกจากของที่ไม่จำเป็นและขจัดของที่ไม่จำเป็นออกไปโดยกำหนดขั้นตอนไว้ 3 ขั้นตอนประกอบด้วย

• สำรวจ
• แยก
• ขจัด

ส2 : สะดวก คือการจัดวางหรือจัดเก็บสิ่งของต่างๆในสถานที่ทำงานอย่างเป็นระบบเพื่อความ สะดวกปลอดภัยและคงไว้ซึ่งคุณภาพประสิทธิภาพในการทำงานโดยกำหนดขั้นตอนไว้ 4 ขั้นตอนประกอบด้วย

• กำหนดของที่จำเป็น
• แบ่งหมวดหมู่
• จัดเก็บให้เป็นระบบมีระเบียบ
• บ่อยอยู่ใกล้นานๆใช้อยู่ไกล

ส3 : สะอาด คือการทำความสะอาด (ปัด กวาด เช็ด ถู) เครื่องมือ เครื่องจักร อุปกรณ์ สถานที่และใช้ เป็นการตรวจสอบและบำรุงรักษาไปด้วยโดยกำหนดขั้นตอนไว้ 4 ขั้นตอนประกอบด้วย

• กำหนดพื้นที่รับผิดชอบ
• ขจัดต้นเหตุของความสกปรก
• ทำความสะอาดแม้แต่จุดเล็กๆ
• ปัด กวาด เช็ด ถู พื้นให้สะอาด

ส4 : สร้างมาตรฐาน คือการรักษามาตรฐานของความเป็นระเบียบเรียบร้อยให้คงอยู่ตลอดไป

• ไม่มีสิ่งของไม่จำเป็นอยู่ในพื้นที่
• ไม่มีสภาพรกรุงรัง
• ไม่มีสิ่งสกปรกตกค้าง

ส5 : สร้างนิสัย คือการสร้างนิสัยในการมีจิตสำนึก ทัศนคติที่ดีในการปฏิบัติงานตามระเบียบและข้อบังคับอย่างเคร่งครัดรวมทั้ง อบรมให้พนักงานรู้จักค้นคว้า และปรับปรุงสถานที่ทำงาน

• Visual Control
• วัดประสิทธิผลการทำ 5ส
• ประกวดคำขวัญ 5ส
• เปรียบเทียบภาพก่อนทำ-หลังทำ 5ส

ประโยชน์ของ 5ส

5ส มีคุณค่าในการพัฒนาคนให้ปฏิบัติกิจกรรมจนเกิดเป็นนิสัยที่ดีมีวินัย อันเป็นรากฐานของระบบคุณภาพเพราะเป็นกิจกรรมที่ฝึกให้ทุกคนร่วมกันคิด ร่วมกันทำเป็นทีม ค่อยเป็นค่อยไปไม่ยุ่งยาก ไม่รู้สึกว่าการปฏิบัติงานอย่างมีระเบียบวินัยเป็นภาระเพิ่มขึ้นอีกต่อไป ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กร ดังต่อไปนี้

1. สิ่งแวดล้อมในการทำงานดี เป็นการเพิ่มขวัญกำลังใจให้แก่พนักงาน
2. ลดอุบัติเหตุในการทำงาน
3. ลดความสิ้นเปลืองในการจัดซื้อวัสดุเกินความจำเป็น
4. ลดการสูญหายของวัสดุ เครื่องมือ และอุปกรณ์ต่างๆ
5. พื้นที่การทำงานเพิ่มขึ้นจากการขจัดวัสดุที่เกินความจำเป็นออกไป
6. เพิ่มความสะดวกและรวดเร็วในการทำงานมากขึ้น
7. สถานที่ทำงานสะอาดเป็นระเบียบเรียบร้อยสร้างความประทับใจให้เกิดขึ้นกับลูกค้า
8. พนักงานมีการทำงานร่วมกันเป็นทีมมากขึ้น
9. สร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของต่อองค์การของพนักงาน

ความแตกต่าง 5ส และ 7ส

            7ส คือ กิจกรรมพื้นฐานที่มุ่งเน้นปรับสภาพแวดล้อมการทำงานให้เป็นระเบียบเรียบร้อย เพื่อให้เกิดความสะอาดสะดวก ปลอดภัย สวยงาม ใส่ใจสิ่งแวดล้อม และเพื่อให้ได้งานที่มีคุณภาพ ซึ่งประกอบด้วย 3 ส่วนหลัก คือ

             1. ปรับปรุงสถานที่ทำงานให้เป็นระเบียบเรียบร้อย สวยงามและสะอาดตา

             2. สร้างวัฒนธรรมการดำเนินงานขององค์กร สร้างนิสัยที่ดีงามให้แก่บุคลากรใส่ใจเรื่องการประหยัดพลังงาน และอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม

             3.  ใส่ใจเรื่องการประหยัดพลังงาน และอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม

องค์ประกอบของ 7ส

สะสาง คือ การกำจัดสิ่งของที่ไม่จำเป็นในการทำงานออกไป เอกสารที่ไม่ใช้แล้ว อุปกรณ์ชำรุด ของใช้ส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวกับงาน จะช่วยลดความสิ้นเปลือง ลดพื้นที่เก็บเอกสาร

สะดวก คือ การจัดวางสิ่งของ อุปกรณ์ ระบบงานให้สะดวก เป็นหมวดหมู่ ใส่ป้ายชื่อและเก็บเข้าที่เมื่อใช้เสร็จแล้ว จะช่วยลดเวลาในการค้นหา หายก็รู้ ดูก็งามตา

สะอาด คือ การทำความ สะอาด เครื่องมือ อุปกรณ์ และสถานที่ทำงานเป็นประจำ ให้พร้อมใช้อยู่เสมอ ไม่เสื่อมสภาพง่าย จะช่วยลดค่าใช้จ่าย ลดมลพิษ ฝุ่นละออง สุขภาพอนามัยของบุคลากรจะดีขึ้น

สุขลักษณะ คือ รักษาสถานที่ทำงานให้เป็นระเบียบเรียบร้อยอยู่ในมาตรฐานที่ดี ถูกสุขลักษณะ จะช่วยให้บุคลากรมีสุขอนามัยดี จิตใจพร้อมที่จะทำงาน

สร้างนิสัย คือ การสร้างพฤติกรรมให้บุคลากรมีวิธีทำงาน วิธีคิดและตัดสินใจตาม ส 1 – ส 4 อย่างเคร่งครัด จนติดเป็นนิสัย จะช่วยให้บุคลากรมีความมุ่งมั่นผลิตผลงานที่มีคุณภาพ เป็นที่น่าชื่นชม
สวยงาม คือ สร้างสภาพแวดล้อมและบรรยากาศในที่ทำงานให้สวยงาม น่าอยู่ จะช่วยให้บุคลากรรักการสถานที่ทำงาน อยากพัฒนาศักยภาพของตนเอง

สิ่งแวดล้อม คือ ใช้แนวคิดในการประหยัดพลังงาน ใช้ทรัพยากรในการทำงานอย่างคุ้มค่า และเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม สร้างบุคลากรที่มีความรับผิดชอบ

ตัวอย่างการทำกิจกรรม 7 ส

*ข้อมูลจาก facebook : Hcu Bigcleaningday

บรรณานุกรม

http://www.wisdommaxcenter.com/iDetail.php?WP=GR9gxTr5qBOcMUucpTqgWap5GQygG2rDqYyc4Uuw (สืบค้นเมื่อวันที่ 20 เมษายน 2559)

http://www.tpif.or.th/2012/shindan_d/?page_id=93 (สืบค้นเมื่อวันที่ 22 เมษายน 2559)

http://www.pharmhcu.com/7s/?page_id=81 (สืบค้นเมื่อวันที่ 22 เมษายน 2559)